La società Justonearth S.r.l. (P.I. e C.F. 16105391003), in persona del legale rappresentante pro tempore, con sede legale in Via Beverino, 6 – 00168 Roma (in seguito, “Justonearth” o il “Titolare”), fornisce la presente informativa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato (“Codice Privacy”).
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali connesso al servizio “Justonearth Companion”, erogato tramite WhatsApp Business Platform e mediante i sistemi, i dispositivi e i servizi web ad esso collegati. Essa integra, per le attività qui descritte, l’informativa privacy generale pubblicata sul sito di Justonearth.
1. Ambito di applicazione e ruoli privacy
L’informativa si applica ai destinatari autorizzati che ricevono messaggi, notifiche, segnalazioni, codici di autenticazione, aggiornamenti o risposte on-demand tramite Justonearth Companion, nonché ai soggetti che ne richiedono l’attivazione.
Quando Justonearth determina direttamente le finalità e le modalità del servizio, agisce in qualità di Titolare del trattamento. Qualora, in futuro, il servizio sia configurato per conto di un cliente o partner che individua i destinatari, le finalità e i contenuti delle comunicazioni, tale soggetto potrà agire quale autonomo Titolare e Justonearth quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. In tale ipotesi, il destinatario riceverà anche l’informativa del cliente o partner interessato.
2. Oggetto del trattamento e categorie di dati
Justonearth tratta esclusivamente i dati necessari all’attivazione, alla sicurezza e al funzionamento del servizio. In particolare, possono essere trattati:
· dati di contatto e dell’account WhatsApp, quali numero di telefono, nome del profilo se reso disponibile e organizzazione o ruolo eventualmente comunicati;
· dati di autorizzazione e pairing, quali richiesta di attivazione, codice temporaneo di verifica, data e ora della procedura, esito del pairing, servizio o dispositivo associato e relative autorizzazioni;
· contenuti delle comunicazioni, quali messaggi, comandi, richieste di lettura, risposte, segnalazioni e allegati eventualmente inviati dall’utente;
· dati relativi ai dispositivi o ai servizi connessi, quali identificativi tecnici, eventi, parametri, letture e stato del servizio, nella misura in cui siano associati a un destinatario o a un’installazione identificabile;
· dati tecnici e di utilizzo, quali identificativi dei messaggi, data e ora, stato di invio, consegna, lettura o errore, registri di sicurezza e diagnostica, nonché prova dell’opt-in, dell’attivazione o della disattivazione.
Anche quando Justonearth non richiede dati anagrafici ulteriori, il numero di telefono, i messaggi e gli identificativi collegati al servizio costituiscono dati personali quando riferibili a una persona fisica identificata o identificabile.
I dati possono essere ricevuti direttamente dall’interessato, da un cliente, partner, datore di lavoro o amministratore autorizzato che richieda l’attivazione, da WhatsApp/Meta oppure dai dispositivi e servizi collegati. Se il numero è comunicato da un soggetto terzo, la presente informativa viene resa al più tardi in occasione del primo contatto con il destinatario.
Il servizio non è progettato per raccogliere categorie particolari di dati personali, dati sanitari, dati finanziari completi, documenti di identità o altri dati altamente sensibili. L’utente è invitato a non trasmettere tali informazioni tramite WhatsApp. Qualora siano inviate spontaneamente e non siano necessarie, saranno cancellate o rese non identificabili compatibilmente con gli obblighi di legge e con le caratteristiche tecniche del canale.
3. Finalità e basi giuridiche del trattamento
I dati sono trattati per le seguenti finalità:
1. verificare la richiesta di attivazione, l’identità o l’autorizzazione del destinatario, eseguire il pairing e gestire i codici di autenticazione;
2. inviare segnalazioni, notifiche automatiche, aggiornamenti e informazioni relative ai servizi o dispositivi autorizzati;
3. ricevere ed eseguire richieste on-demand, restituendo letture, stati, informazioni o altre risposte richieste dall’utente;
4. gestire assistenza, richieste di supporto, disattivazioni e comunicazioni operative;
5. garantire la sicurezza del servizio, prevenire accessi non autorizzati o abusi, diagnosticare errori e assicurare la continuità operativa;
6. adempiere a obblighi di legge e tutelare i diritti di Justonearth o di terzi in sede stragiudiziale o giudiziaria.
Le basi giuridiche sono, a seconda del rapporto concreto: l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR); il consenso dell’interessato per l’attivazione facoltativa del canale WhatsApp e per le comunicazioni che lo richiedano (art. 6, par. 1, lett. a GDPR); il legittimo interesse di Justonearth e del cliente o partner interessato a fornire, proteggere e documentare il servizio (art. 6, par. 1, lett. f GDPR); l’adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).
Justonearth Companion non utilizza i dati per inviare comunicazioni pubblicitarie o promozionali non richieste, non vende i dati e non effettua profilazione commerciale. Qualora in futuro fossero previste comunicazioni di marketing, esse saranno oggetto di informativa specifica e, ove richiesto, di consenso separato, libero e revocabile.
4. Conferimento dei dati e attivazione del servizio
Il conferimento del numero di telefono e dei dati strettamente necessari al pairing è facoltativo, ma indispensabile per utilizzare Justonearth Companion. Il mancato conferimento, il mancato completamento del pairing o la revoca dell’autorizzazione impediscono l’attivazione o comportano la disattivazione del servizio.
Il completamento del pairing conferma il controllo del numero WhatsApp e la volontà di attivare il servizio. Quando il trattamento è basato sul consenso, quest’ultimo può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
5. Modalità del trattamento e automazione
Il trattamento è effettuato con strumenti elettronici e procedure automatizzate, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e riservatezza. Il sistema può generare automaticamente notifiche in seguito a eventi o soglie configurate e può elaborare comandi on-demand inviati dall’utente.
Tali automazioni non comportano decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo e significativo sull’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR.
6. Soggetti autorizzati e destinatari dei dati
I dati possono essere trattati da dipendenti e collaboratori di Justonearth espressamente autorizzati e istruiti, nonché, nei limiti delle rispettive funzioni, dalle seguenti categorie di destinatari:
· WhatsApp Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited e le società o i sub-responsabili coinvolti nella fornitura della WhatsApp Business Platform;
· fornitori di hosting, infrastruttura cloud, database, automazione dei flussi, manutenzione, sicurezza, assistenza tecnica e connettività, nominati Responsabili del trattamento ove richiesto;
· clienti o partner che abbiano richiesto il servizio per i propri destinatari autorizzati, nei limiti delle rispettive responsabilità;
· consulenti professionali, assicurazioni, autorità amministrative o giudiziarie e altri soggetti ai quali la comunicazione sia necessaria o imposta dalla legge.
I dati non sono diffusi, non sono messi a disposizione del pubblico e non sono ceduti a terzi per finalità commerciali autonome.
7. Trasferimenti verso Paesi terzi
La natura globale della WhatsApp Business Platform e di alcuni servizi cloud può comportare il trattamento di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi, il trasferimento avviene nel rispetto del Capo V del GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o altre garanzie riconosciute dalla normativa applicabile. Le informazioni sulle garanzie adottate possono essere richieste a Justonearth ai recapiti indicati nella presente informativa.
8. Periodi di conservazione
I dati sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario rispetto alle finalità per cui sono trattati. Salvo diversa indicazione collegata a uno specifico servizio:
· i codici di autenticazione sono validi per un periodo limitato e non sono conservati in chiaro oltre il tempo necessario alla verifica;
· i dati di contatto, autorizzazione, pairing e configurazione sono conservati per la durata dell’abilitazione e, di regola, fino a 12 mesi dalla disattivazione;
· i contenuti dei messaggi e delle richieste sono conservati solo se necessari all’erogazione, all’assistenza o alla sicurezza e, di regola, per non oltre 12 mesi;
· i registri tecnici, gli stati di consegna e i dati diagnostici sono conservati, di regola, per non oltre 12 mesi;
· la prova dell’opt-in, dell’accettazione, della revoca e delle operazioni rilevanti può essere conservata per la durata del servizio e fino a 5 anni dalla sua cessazione, esclusivamente per finalità di conformità e tutela dei diritti.
Restano salvi i maggiori termini richiesti da obblighi di legge, contratti, accertamenti, contenziosi o richieste dell’autorità. Alla scadenza, i dati sono cancellati o resi non identificabili.
9. Sicurezza
Justonearth adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui controllo degli accessi, gestione delle credenziali, registrazione degli eventi rilevanti, protezione delle comunicazioni e procedure di gestione degli incidenti. Nessun sistema informatico può tuttavia garantire un livello di sicurezza assoluto; l’utente deve proteggere il proprio dispositivo, il proprio account WhatsApp e i codici di pairing.
10. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare, ove applicabili, i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso. Le richieste possono essere inviate a info@justonearth.it, indicando nell’oggetto “Privacy – Justonearth Companion”. Per agevolare e tracciare le richieste di cancellazione, Justonearth mette a disposizione il modulo online indicato al successivo punto 11.
Justonearth risponde senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro un mese. L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente.
11. Disattivazione del servizio e cancellazione dei dati
L’utente può chiedere in qualsiasi momento la disattivazione del servizio e l’interruzione delle comunicazioni scrivendo a info@justonearth.it oppure, quando il servizio è attivato per conto di un cliente, partner, datore di lavoro o amministratore autorizzato, rivolgendosi a tale soggetto. La disattivazione del servizio non comporta automaticamente la cancellazione dei dati personali, che deve essere richiesta separatamente secondo la procedura di seguito indicata.
La procedura dedicata per richiedere la cancellazione dei dati trattati tramite Justonearth Companion consiste nella compilazione del modulo online disponibile all’indirizzo https://www.justonearth.it/whatsapp-companion/delete-account/. Il modulo richiede le informazioni strettamente necessarie a individuare l’utenza e a verificare l’identità del richiedente, incluso il numero di telefono associato al servizio. Eventuali richieste formulate con modalità diverse saranno comunque prese in carico nel rispetto della normativa applicabile e, ove necessario, il richiedente sarà invitato a completare il modulo per consentire l’identificazione e la gestione della richiesta. Ricevuta la richiesta e completata l’eventuale verifica, Justonearth cancellerà o renderà non identificabili i dati non più necessari, salvo quelli che debbano essere conservati per obblighi di legge, sicurezza o tutela di un diritto.
Se Justonearth opera quale Responsabile del trattamento per conto di un cliente o partner, la richiesta potrà essere trasmessa al relativo Titolare, che fornirà il riscontro previsto dalla legge.
12. Minori
Il servizio è destinato a destinatari autorizzati maggiorenni o comunque dotati della capacità e delle autorizzazioni richieste dalla legge. Justonearth non intende raccogliere consapevolmente dati di minori tramite Justonearth Companion. L’eventuale utilizzo da parte di un minore deve essere preventivamente autorizzato e disciplinato dal soggetto che esercita la responsabilità genitoriale e dal cliente o partner responsabile del servizio.
13. Modifiche all’informativa
Justonearth può aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione aggiornata è pubblicata sul sito con indicazione della data di ultimo aggiornamento. Le modifiche sostanziali sono comunicate con modalità adeguate alla natura del servizio.
14. Contatti del Titolare
Justonearth S.r.l.
Via Beverino, 6 – 00168 Roma
P.I. e C.F. 16105391003
E-mail: info@justonearth.it
Alla data del presente aggiornamento, Justonearth non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO), non ricorrendone allo stato i presupposti. Eventuali variazioni saranno rese disponibili sul sito.